Una de las cosas que más recibe un periodista en una redacción a diario, además de llamadas, son notas de prensa a través de su correo electrónico. Por eso, lo primero que hacen al llegar a la redacción es revisar su bandeja de entrada y valorar qué contenidos son relevantes y cuáles no.

Qué hacer para que publiquen tus notas de prensa

El asunto del mensaje es el primer filtro. El periodista debe saber al leerlo porqué le han mandado esa nota de prensa y quién se la ha mandado. Evita usar asuntos abstractos, confusos o demasiado originales, los periodistas trabajan bajo presión, así que no quieren tener que adivinar de que va tu correo electrónico.

El cuerpo del mensaje es también muy importante, y debemos escribirlo siguiendo una estructura clara: de lo más importante a lo menos importante. En periodismo hablamos de la estructura de las 5w: qué, quién, cómo, cuándo, dónde (en ingles), el objetivo es que si no llega al final del texto por lo menos haya leído la información más relevante.

Pero, ¿qué es lo importante?

El hecho noticioso, la información que te interesa que se publique. La información sobre tu empresa debe ir al final, para contextualizar el resto de la nota de prensa.

No debes olvidar la parte gráfica y visual de tu mensaje. Incluye alguna cabecera o banner que de color y aporte valor a ese correo electrónico. Recuerda que los periodistas abren cientos de correos a la semana, y llamar su atención con algo visual te hará ganar puntos, porque si no te publican hoy puede que se acuerden de tu nota de prensa mañana.

Para personalizar tus notas de prensa puedes encontrar plantillas html en webs de recursos gráficos como Themeforest, o utilizar herramientas de gestión de emails como Mailchimp, Teenvio…

Adjunta el contenido en un archivo .doc o .txt

Pónselo fácil. Las redacciones actuales cuentan con menos manos que hace unos años. Si además de cautivar al redactor con un email atractivo, adjuntamos un archivo .doc o .txt con el texto, para que se lo pueda descargar y editar fácilmente, habremos ganado puntos a sus ojos.

Nunca, jamás, envíes una nota de prensa en jpg, este formato incrementa notablemente la posibilidad de que descarten la información. Y en la medida de lo posible tampoco utilices el formato pdf, y menos  protegido con contraseña. Cuando enviamos una nota de prensa en estos formatos obligamos a los redactores a volcar el texto a mano, o a tener que recurrir a lectores de OCR que extraigan el texto, lo cual ralentiza su labor y acabarán deseando que no vuelva a aparecer una nota de prensa nuestra en su bandeja de entrada.

Más fallos que debes evitar cometer

Un último fallo que debemos evitar es incluir nuestras imágenes insertadas en el archivo .doc. Todavía son muchos los que optan por pegar las imágenes en el mismo documento de texto, que después convierten en pdf o en jpg. Esas imágenes pierden mucha calidad al insertarlas, y en pocas ocasiones pueden publicarse para acompañar al texto.

La mejor forma de enviar nuestras fotografías es a través de servición de intercambio de archivos  como Wetransfer, o compartiendo una carpeta de cualquiera de los servicios disponibles de alojamiento en la nube: Drive, Dropbox, Skydrive…

Se trata de facilitar las cosas, de mandar información concisa y fácil de manejar para que sea compartida de manera inmediata, poner trabas con los formatos, obligando a «trabajar» al redactor un poco más para conseguir esos datos, puede ocasionar que nuestra nota acabe olvidada.